Det är dags att rekrytera, rätt person på rätt plats. Det kan låta enkelt men i verkligenheten är det ofta precis tvärtom. Vi har tagit hjälp av Helene Löwinger, verksamhetschef och senior rekryteringskonsult vid Kompetenslaget, som verkligen kan det här med rekrytering. Steg för steg ger hon här sina bästa tips för att rekryteringen ska bli så bra som möjligt – för alla parter.

1. Förarbetet

Det kanske viktigaste av allt är ett grundligt för­arbete från arbetsgivarens sida. Först av allt bör du se över vilket uppdrag och vilka förutsättningar personen du söker kommer att ha. Därefter ska du utforma en kravprofil där du fokuserar på tjänsten och vad den här personen ska göra för företaget. Här kan det vara svårt att låta bli att blanda in egna känslor eller tänka på någon speciell person som du känner passar på just den här platsen. Gör du det finns risken att du styr kravprofilen efter en specifik person och inte vad som behövs för företaget.

Om du inte gör ett gott förarbete kommer du senare intervjua människor utan att veta vad det är du söker efter och då letar du efter det du gillar i stället, baserat på dina egna värderingar, medvetna och omedvetna. Därför ska du alltid koppla kravprofilen mot uppdraget och inte mot en person.

2. Annonsen

När det gäller platsannonsen är det viktigt att alla skallkrav ska framgå tydligt. Som regel gäller ju färre skallkrav – desto fler sökande. Beroende på om det är en tjänst som du på förhand tror att många kommer att söka så kan du genom att skriva flera skallkrav minska antalet sökande. Men är det däremot svårt att hitta folk till en tjänst ska du sänka tröskeln och minska på skallkraven. Sedan avgör du som rekryterare om kunskaperna hos de sökande är tillräckliga.

3. Att välja ut kandidater

Har du ett sviktande underlag och färre sökande än du räknat med kan du justera din kravprofil. Se över skallkraven, kanske kan några kunskaper läras ut av före­taget efter anställning.

Kom ihåg att bemöta alla kandidater med respekt, glädje och tacksamhet över att de sökt jobbet. De som du vet direkt inte kommer att få jobbet bör du meddela detta så snart som möjligt på ett schyst sätt. Kanske behöver du den här personen i framtiden, på en annan position? Avvisar du personen på ett otrevligt sätt kommer han eller hon aldrig mer att söka ett jobb på ditt företag.

4. Intervjun

Först och främst är det viktigt att ha en löpande dialog med kandidaterna. Du som rekryterare sitter på makten – visa respekt och ödmjukhet. Välj en miljö som känns avslappnad. Att sitta i ett konferensrum där du placerar kandidaten på ena gaveln och övriga deltagare sitter runt om är för det allra mesta inte att rekommendera. Allt du får reda på då är hur den här personen beter sig när han eller hon är nervös i en intervjusituation, och ingår inte det i uppdraget är det inget du kommer ha någon direkt nytta av att veta för framtiden. Välj i stället ett rum där ni sitter ostört och bekvämt och kan föra ett bra samtal som känns naturligt.

Under intervjun vill du förstå kandidaten så väl som möjligt för att få reda på om denna är lämplig för den aktuella tjänsten. Undvik ostrukturerade intervjuer där du sedan får svårt att applicera svaren på kravprofilen. Undvik att lägga orden i munnen på din kandidat utan jobba med öppna frågor och visa intresse. Ett annat vanligt misstag är att du som arbetsgivare ägnar stor del av intervjutiden åt att berätta om verksamheten vilket resulterar i att kandidaten bara får en kort stund att berätta om sig själv.

Helene Löwingers tips är att du ska använda dig av den strukturerade intervjun där du ställer många och öppna frågor kopplat till kravprofilen. Personen får berätta om sitt liv, gärna så långt tillbaka i tiden som möjligt. Du som arbetsgivare ska leta efter en röd tråd – det är lättare att förutsäga hur det kommer att bli i framtiden om du vet hur det har varit tillbaka i tiden. Undvik hypotetiska frågor som: ”Hur skulle du agera om du var i den här situationen”, de berättar mer om hur kandidaten önskar att det var än hur det faktiskt kommer att bli.

5. Referenser

För många rekryterare är referenser jätteviktiga. De kan vara bra att kolla upp, men då gäller det att vara förberedd och veta vad man ska fråga innan man ringer. Koppla hela tiden frågorna mot kravprofilen. Undvik ledande frågor, låt det ta tid.

6. Att välja kandidat

Så står du där med ett par kandidater som passar utmärkt på den här tjänsten – vem ska du då välja? Många pratar om att du ska gå på magkänslan. Tidigare i processen ska du undvika det, men har du gjort allt förarbete, tagit fram en kravprofil, utfört strukturerade intervjuer, kollat med referenser och gjort eventuella tester – då kan det vara läge att gå på magkänslan nu. Välja den kandidat som känns bäst och som du tror kommer att fungera bäst i arbetsgruppen.