Många av oss tror att vi prioriterar effektivt, men det vi i själva verket gör är att enbart styra vilken ordning vi gör saker. För att få det att fungera så jobbar vi hårdare, snabbare och fler timmar. Vi utökar vår kapacitet. Problemet är bara att vi lever i en flod av arbetsuppgifter som ska utföras och beslut som ska fattas. Och var och en av oss har en begränsad kapacitet.

En chef beskrev sitt sätt att prioritera när det blivit för mycket: ”När jag tagit på mig uppgifter och inte upplever att jag hinner med dem så faller först tiden för reflektion bort. Därefter plockar jag bort andra saker som tid för familjen och träning. När inte heller det räcker till så tar jag bort förberedelsetid och får skjuta från höften. I 90 procent av fallen går det lika bra som med förberedelse och i 10 procent går det dåligt. Dåligt på ett sätt som gör att jag skäms för att jag inte förberett mig noggrant och exempelvis hunnit läsa dokument inför ett möte. Nästa steg är ett rött kort för mig. Det är när jag börjar glömma saker och de dyker upp när jag ska somna eller när jag vaknar mitt i natten.

Det finns många olika knep att ta till. Styra uppgifter till längre fram och att avsätta tid för det oförutsedda är två. Att börja med den viktigaste arbetsuppgiften på morgonen innan du kollar mailen ett annat. Men trots vardagliga knep verkar det finnas några mer övergripande strategier som behövs om du har en arbetssituation där inflödet är större än det maximalt möjliga utflödet.

Jag mötte en klok vd som berättade att de tagit beslut i styrelsen om att dubbla omsättningen på fyra år. Beslutet gjorde det enklare för henne att prioritera bland vardagsuppgifter. Nyckeln är att ta sig tid för att skapa långsiktiga styrmedel som talar om åt vilket håll vi ska. Du behöver tydliggöra vad det är som är viktigt. Vet du vart ni ska och agerar du utifrån det idag?

En annan strategi är att stänga dörrar. Tidigt. Att trots tilltalande idéer eller underbara möjligheter säga nej tack, avsluta och sedan leva med att du kanske missade något viktigt eller en fantastisk chans.

Nära besläktat till att stänga dörrar är att välja bort. De flesta av oss har en del kvar att lära när det kommer till att stryka det från listan och att inte ha kvar uppgiften som en mental to-do som ligger kvar och skvalpar som en dålig påminnelse om din egen otillräcklighet.

Många chefer delegerar som en strategi att hinna med det som är viktigt. Ett bra sätt så länge chefen först har dragit sträck in sin lista och valt bort. Det gäller att se till helheten för gruppens, avdelningens, företagets ansvarsområde.

Hitta ditt sätt. Låt dig inte luras att bara utöka din kapacitet. Det håller inte i längden. Våga välja bort och säga nej. Delegera och se till att du vet vad som är viktigt. Bli skoningslös så din arbetstid räcker till det du vill fokusera på.